Buenas Gurizada!
Quem trabalha com textos no escritório ou até mesmo em casa já deve ter se deparado com uma situação em que é necessário enviar uma correspondência impressa para várias pessoas. Para fazer isso muitas pessoas trocam nome por nome e imprimem 1 por 1. Isso é foda…
Então vou dar uma dica bem interessante de utilizar o Word para fazer sua Mala-Direta.
Vamos lá?!
Primeiro temos que criar a lista de destinatários para a mala-direta. Abra o bloco de notas e na primeira linha defina os campos que deseja utilizar na correspondência. Por exemplo:
Nome;Sexo;Entidade;Cidade
Mas e esses pontos-e-viírgula? Eles são pra definir cada campo, assim teremos:
Nome;Sexo;Entidade;Cidade
Maria Silva;F;CPM da Escola;Uruguaiana
Caio Rolando Rocha;M;Assossiação AA;Bororé
Oscar Alho;M;Prefeitura;Passo de Los Libres
Aí já temos 3 pessoas para enviarmos nossa correspondência. Próximo passo é salvar esse arquivo como .csv e colocar um nome do tipo dados – correspondencia.csv. No tipo de arquivo é necessário colocar “Todos os arquivos”

Feito isso, precisamos exibir a barra de ferramentas Mala Direta no Word. Clique com o botão direito em cima da barra de Ferramentas e Selecione Mala Direta. Depois coloque-a onde achar melhor.
Agora é a hora de digitar o texto. Em nosso exemplo utilizaremos apenas um rodapé de ofício, mais ou menos assim:
Ilmo. Sr. Fulano
Entidade
Cidade
Agora que já digitou o seu texto vamos a parte que interessa. Na barra de ferramentas que você abriu, tem um botão “Abrir fonte de dados”

Clique nele e ache o arquivo que você salvou (dados – correspondencia.csv) com os nomes e abra-o. O restante dos botões ficarão disponíveis na barra de ferramentas. Vamos inserir nosso primeiro campo, de saudação: Ilmo Sr. ou Ilma. Sra.
Clique no botão “Inserir campo do Word” e selecione “Se…Então…Senão”
E na janela que segue, escolheremos: SE Nome do Campo “SEXO” é igual a “F” Então “Ilma. Sra.” Senão “Ilmo. Sr.”

Pronto! Este campo é inteligente, ele irá comparar o que está no campo Sexo lá do arquivo de dados e irá identificar o gênero baseado na configuração que fizemos.
Agora vamos aos outros campos…
Clique em Inserir / Campo e procure por MergeField e em Nome do Campo digite “Nome”.

Agora já inserimos o nome, falta a Entidade e a Cidade. Faça o mesmo procedimento, só que em Nome do Campo coloque “Entidade” e “Cidade” e teremos nosso rodapé pronto.
Agora vamos gerar o documento com os nomes que estão na lista. Na barra de ferramentas tem um botão chamado “Mesclar para novo documento”

E pronto! Seu arquivo irá aparecer com os nomes que você digitou na lista.
Este tutorial é bem resumido, mas irá ajudar com as noções básicas sobre este assunto.
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Abraço!